3PLに業務を委託している会社に訪問して、話を伺っていて時々ビックリするのが、3PLの担当者(営業/実務)とほとんど話をしていない会社があるということです。日々の作業依頼はe-mailを利用してコミュニケーションをとっているが、週次/月次で定期的なミーティングを実施して話をしていないケースが多々あります。

基本的なKPIの共有、業務をすすめる上での改善事項、新規の3PLからの提案等、何某かの問題や改善事項が発生して議題には困らないと思いますが、倉庫が不便な場所にあるのもあって、なかなか出来ていないようです。

基本的なKPI(入出庫の数量、在庫数、サービスレベルの達成率..)の定義は双方の認識は同じにしておきます。週次というのは、月曜から日曜なのか、日曜から土曜なのか？データの抽出元は3PLのシステムからなのか？ユーザー側のものからなのか？各々の認識が異なれば会話がおかしな方向に行ってしまいます。

業務をすすめる上での改善事項だと、現在 **曜日までに翌週の依頼が ** 曜日までになっているが、1日前倒せないか？委託している会社側の意向でなんとなく決めている作業フローも少しの工夫で3PLの現場の大幅な改善につながる場合も結構あります。

良くないのは3PL側から依頼や改善事項が全く出てこないことです。その原因が委託側の会社と3PLの会社の関係性の問題なのか？参加している人同士の問題なのか？を探る必要がありますが、3PLが言われたまま何も考えずに業務を行なっているというのは避けたい事象です。

新規の3PLからの提案にしても、例えば「新しい梱包資材を試しませんか？」だと、目的はコスト削減だったり、破損率を下げ、顧客満足度を向上を求めるだったりしますが、3PLも他のお客様での知見があるので、それを利用しない手はありません。結果的に改善事項や新しい提案を実施することができなくても、委託している会社側が言われたことだけを3PLがやっていれば良いという態度ではなく、新しいことをチャレンジを許容する度量がないと両者の関係は良好とは言えないです。

現実的に場所が遠方にあるため対面でやるというのが難しいのであれば、今は便利なツールが幾つか出ていたりするので、リモートで実施してというのでも良いかと思います。LINEやskype(無料)、私が最近使って良いなぁと思ったzoom(有料)を使ってみる方法です。

3PLの方には、前日までにKPIの数字を取りまとめて議題を関係者に送ることを依頼しておくのを忘れずに。3PLによっては、そんなことをやったこともない！という所も沢山あります。通常業務として行なっている3PLは特に問題なく行いますが、その意識というか、サービスレベルの差が3PLによって結構あります。

ミーティング終了後には参加者に議事録を送付してもらうのも依頼しないと行われない可能性が高いです。翌日の**時までと締め切り日時を明確にしましょう。何も言わないと締切は次回のミーティングまでと認識されます。

日/週/月の改善の積み重ねを元にした業務改善につながる仕組み作りを委託する会社と3PLとで行うことが重要です。