ネットショップの物流委託のタイミングはいつ？

ネットショップの倉庫業務(入出荷/在庫管理)は一般的に下記図に表すように変遷することが一般的だ。

第1段階: 自社スタッフで運用
    ビジネスが軌道に乗り日々の入出荷業務を行っている
    在庫もオフィスや隣接したスペースにおいており、毎日夕方に宅配業者が荷物を取りに来ている

第2段階: 既に倉庫業務を3PL*に外部委託済みで日常業務を運用
    決断をして3PLに業務委託済みで、毎日入出荷のデータを送付して対応してもらっている

第3段階: 規模の拡大に伴い自社のスタッフのみで業務を運用
    コスト面や人的資源を有効に活用するために自社での運用に切り替えている

今回はどういう状況になったら、倉庫業務の外部委託を3PLの倉庫業者に委託を検討するか？
(第1段階->第2段階)

大きな理由として下記のような例がある。
    ・店舗において在庫をおくスペースがなくなった
    ・休み明けの出荷が、勤務時間内に終わらなくなってきて残業で対応するようになってきた
    ・これまでのビジネスの成長が今後も続くとすると対応できるかどうか？不安

決断の早い店主はすぐにやらなくてはいけない事項を確認し、スケジュールを引き、担当者を決めるが、実際にはなかなかそうはいかず、倉庫業務がボトルネックとなり、ビジネスの成長を阻害しているケースが多い
    ・自社の商品をすぐに届かない場所において、大丈夫だろうか？
    ・現在業務に携わっているスタッフの処遇をどうすれば良いか？(配置転換?お引き取り願う?)
    

取り扱い商品の特徴によって、若干の考慮すべき点はあるが、1日の出荷が10件/日超えたら外部委託を考え始めるべきです。その業務に携わっていることで特別な付加価値をお客様に提供していないのであれば、切り離した方が懸命です。

オペレーション業務を外部に委託することでビジネスの成長を加速させることが可能です。
従来から業務を定型化して切り出しやすいようにしてあげると外部委託はスムーズに行えます。

*3PL : (Third Party Logistics）の略。荷主企業に代わって、効率的な物流戦略の企画立案や物流システムの構築の提案を行い、かつ、それを包括的に受託し、実行すること。ちなみに1stは荷主企業と2ndは運送事業者のようです。

棚卸しはどうやって進めていますか？

年に1度 or 2度行っている、棚卸しを委託先の倉庫で行っているかと思いますが、どうやって進めていますか？


前回の棚卸しから今回までの倉庫運用の成績表をつけるという一大イベントです。拘束時間が長く、疲労困憊しますが、嫌いではありませんでした。きちんと運用できたと思える期間はそれなりの結果が出て、様々なトラブルがあったな？という期間は酷い結果が正直に返ってきます。

ネットショップの基本的な棚卸しの進め方を列挙します。

1. 棚卸しの進め方 文書をもとにミーティング実施(3PL/店舗)
2. 棚卸しの社内調整(店舗)
3. 帳簿在庫の提出(3PL->店舗)
4. 棚卸し実施(3PL)
    1回めカウント
    2回めカウント
    両カウントの差異箇所を再カウント
    上記のカウント⇔帳簿在庫との比較(潰し込み)
5. 実在庫の報告(3PL->店舗)
6. 棚卸結果の作成(店舗)
7. 実在庫 -> 帳簿在庫への反映(店舗)
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8. 後日、結果を振り返るミーティングを実施(3PL/店舗)

(WMSを利用していてハンディで運用しているのを前提)

コメントを幾つかしてみますと.......

事前に進め方の計画を3PL側から文書で委託先からもらっていますか？
    必ず文書でもらうようにし、振り返りのミーティングも持つようにしましょう。なければ漠然としたまま始まり、どんな結果が出ても何事もなかったように終了します。

帳簿在庫のリスト(システムから抽出)を開始前にもらっていますか？
    システムを使っていると思うので、一括でCSVでファイルを抽出できると思うので、それを直前にもらいましょう。販売側の在庫と既にズレているとは思いますが、あまり気にしなくて良いと思います。カウント後に何れにせよ在庫数を更新しますので。

棚にある、在庫表との照らし合わせではなく、実際に商品/数量をハンディでスキャンしていますか？
    商品が実際にあるかどうか？添付しているバーコードをスキャンして確認します。複数ある場合は各々スキャンする必要はありませんが、個数を誤って打たないように注意しましょう。

棚卸し差異の出し方は？
    下記のような図になります。

契約書に基いて、紛失分は請求しましょう。
    我々が携わっていた棚卸しは差の多少により、棚卸し費用の負担や下代に合意した%を計算して請求しておりました。請求金額が多いと揉めるのは必須です。
 

3PLと契約書結ぶ前に確認する事項

さて物流コンペを実施し、契約書に調印する段階になってきました。その時にぜひ盛り込んだ方が良いのでは？という事項を紹介します。一般的には別紙のSLA(サービス・レベル・アグリーメント:サービス品質保証)を順守するという形にするのが多いです。SLAだけを順次更新するのを想定しての形態です。
 

契約期間：
2年間としてその後自動延長。解約の場合は2ヶ月前の末日までにお知らせする。というような例でコメントするなら、特に設備投資をしなければ2年間は長過ぎ、何か問題があった場合に他に逃げるという選択肢が0になるのは避けたい。また解約のお知らせをしてから引っ越しまでの期間(この場合2ヶ月)はできるだけ短くしたいです。契約打ち切りが決まって、現行3PLがモチベーション低いままオペレーションを実施するのは問題があり過ぎます。

入出荷:
入荷であれば、着荷してから*時間 or *日以内に実施する。出荷であれば、営業日当日15:00までの注文引き渡しは当日中に出荷する等です。

在庫管理:
細かいアクセサリーや高価な商品は棚卸しの際に紛失が判明します。在庫管理の責任を担保してもらうために**%以上の紛失の場合は下代を掛けあわせた金額を保証する。

料金形態:
そこそこの規模になると、専任のチームを設けたい。敷いては入荷 １人(**万), 出荷(**万), 全体の管理するマネージャー(**万)というのを工数の見積もり(入荷 **円/点,出荷 **円/点)とは別に3PL側は用意してきます。容赦なく断りましょう。規模が大きくなると、どんどん専任の人を増やしたいと3PLが言い出し、どんどん固定費が増えます。そもそも3PLに業務委託する目的は変動費化することだということを忘れてはいけません。現実的にそういった人がいないと現場は回らないので、料金として考慮することになり、各々の工数に付加して料金を出してもらいます。

レポート:
業務の量がそれほどでもないと良いですが、それなりになってくるとバックログも考慮しないといけなくなってきます。それらを把握するためにレポートを作成してもらいましょう。3PL側で請求するにあたって、各々の作業項目*量は請求用につけているはずなので、それをベースにするのです。原始的ですが、毎日excelでつけた帳簿になる3PLがほとんどです。特定の項目の達成率を蓄積したDBから必要な項目を自動で抽出するなんてことはないです。

物流委託したらコストは下がるのか？

結論から申し上げますと、それほど下がらない可能性が高いです。むしろ高くなる可能性もあります。

一時期、倉庫業者(3PL)が持っている佐川急便やヤマトのタリフを利用して配送費がもの凄く安くなったという時期もありましたが、配送料金の叩き合いの時代が終わったため、今はそれほどメリットを享受できません。

委託することでメリットがあるのは、自社の人的資源を最適化できるということにつきます。

自社のショップの特徴を分かった人的資源をセールスやマーケティングに費やすことで、ビジネス規模の拡大を狙えます。お客様に付加価値を生まないのであれば、入出荷業務/在庫管理を全て自社でやる必然性はありません。

委託した後、生産性が倍になったので、＊＊の作業の費用は半分に値下げさせてもらいます！というようなことは絶対に起きません。逆に人員確保のためや燃料高騰(配送費)と何かに理由をつけて営業がアプローチしてきます。

ただ、こちらの説明不足により想定と異なり費用の見積が誤っていたということもあるので、その際には了承せざる終えないこともあります。再度算出する際には、ストップウォッチを用いて、工程の時間を計測し、その再見積の費用の金額が妥当かどうか？を判断します。

委託をしたからには、その業者と一蓮托生な訳ですから、下請けという構造の扱いではなく、パートナーとして扱う必要があります。下請けという立場では、短期であれば強制的に物事を進めることも可能ですが、長期の関係にはなりにくいです。

下請けという扱いを続けていると、一番の問題点は物事を効率的に進めようというような新しい提案が全くなくなり、全て受け身で作業を進めるようになってしまいます。新しいアイデアが出たら、コミュニケーションをとり、挑戦し、失敗したら止め、うまくいったら継続するというPDCAのサイクルが全くなってしまうとオペレーションの業務は事実上終ったも同然です。


そうならないようにパートナーとして認識し、日々の業務に当たりましょう。

物流コンペ開催 to do 一覧

委託側で社内調整を含め準備を整える、実施目的(コスト削減、体制強化等)をはっきりさせてからのスタートとなります。

簡単ですが、下記のように進め方をまとめてみました。

1) プロジェクト編成: プロジェクトのオーナー(承認者 社長), PM, サポートメンバー
2) 予算の獲得: 引っ越しや移転先で什器を購入したりする予算を予め確保
3) スケジュール策定:年末の繁忙期を考慮し、前であれば秋までに、後であれば年明けに引っ越しを終えるスケジュールを逆算して引く
4) 委託業務の範囲/内容の業務分析:各々の業務エリアのフロー、各々業務エリアのKPIレポート(昨年対比含む)
5) 委託先候補抽出: ネットでの問い合わせや既存のネットワークを利用し候補先抽出
6) 参加企業を策定: 多すぎても少なすぎてもいけないので3つぐらいに絞る。それまでに委託先の見学は終えてイメージはつかむ
7) RFP(Request For Proposal)の作成/RFPの提案依頼:
    コンセプト, 委託業務範囲の概要, 現状の紹介, 今後のビジネス展開に伴う希望する体制, 提案内容,スケジュール
8) RFPの回答: 日時時間を明確にしRFPを回答してもらう
9) プレゼンテーション/Q&A: 時間をとり、参加企業にプレゼンテーションを実施してもらう
10) 委託先 決定: 参加企業全てに結果を伝え、決定した企業には今後の詳細の進め方を協議する
11) 承認: プロジェクトオーナーの承認を得る

簡単に列挙してもこれだけあるのですから、かなりパワーを使います。短くて3ヶ月、長くても6ヶ月以内に終わらせたいところです。

それでもまだスタート時点にようやく立った段階です。