形式は何でも良いので、業務フローを起こしてみましょう。おそらくあなたは大枠では理解しているとは思いますが、詳細までつかみきれていません。業務を委託するのであれば、まずは現状の把握が必要です。

[現状把握]
担当従業員にヒアリングしてホワイトボードに作業項目を記載して確認しながらでも進めてください。ポイントは開始条件、時間軸、条件分岐、全てが網羅されているか？です。実はこういう場合もある！と後出しするのはなしにして、全てのパターンを明記して現状の作業を明確にしましょう。

[取捨選択]
次にどのグループの作業を委託するのか？決めましょう。またそのグループを現状のまま依頼するのか？某かの作業項目を省いて(外部へ引き渡しやすいようにして)作業を依頼するのか？決めましょう。委託作業の工数がかかればかかるほど直接工賃にかかってくるので、これを機に止めることも一考の価値があります。

どんどん追加して作業を追加するのはそれほど難しくないですが、やっていたことを止めるのは大変難しいです。お勧めの方法は、一定期期間(10日間とか)作業を止めてみて様子をみるというものです。思ったよりも影響はない場合が多いです。