委託側で社内調整を含め準備を整える、実施目的(コスト削減、体制強化等)をはっきりさせてからのスタートとなります。
簡単ですが、下記のように進め方をまとめてみました。
1) プロジェクト編成: プロジェクトのオーナー(承認者 社長), PM, サポートメンバー
2) 予算の獲得: 引っ越しや移転先で什器を購入したりする予算を予め確保
3) スケジュール策定:年末の繁忙期を考慮し、前であれば秋までに、後であれば年明けに引っ越しを終えるスケジュールを逆算して引く
4) 委託業務の範囲/内容の業務分析:各々の業務エリアのフロー、各々業務エリアのKPIレポート(昨年対比含む)
5) 委託先候補抽出: ネットでの問い合わせや既存のネットワークを利用し候補先抽出
6) 参加企業を策定: 多すぎても少なすぎてもいけないので3つぐらいに絞る。それまでに委託先の見学は終えてイメージはつかむ
7) RFP(Request For Proposal)の作成/RFPの提案依頼:
コンセプト, 委託業務範囲の概要, 現状の紹介, 今後のビジネス展開に伴う希望する体制, 提案内容,スケジュール
8) RFPの回答: 日時時間を明確にしRFPを回答してもらう
9) プレゼンテーション/Q&A: 時間をとり、参加企業にプレゼンテーションを実施してもらう
10) 委託先 決定: 参加企業全てに結果を伝え、決定した企業には今後の詳細の進め方を協議する
11) 承認: プロジェクトオーナーの承認を得る
簡単に列挙してもこれだけあるのですから、かなりパワーを使います。短くて3ヶ月、長くても6ヶ月以内に終わらせたいところです。
それでもまだスタート時点にようやく立った段階です。